L’objectif du chef de projet est de respecter un engagement coût / délai / qualité. Cet article va vous montrer quels sont les principes fondateurs de la gestion de projet appliqué à l’application “Projet”. Voir aussi “comment piloter son projet à partir d’indicateurs“.

Sommaire :

1. Principe 1 : L’engagement initial est définit par le budget
2. Principe 2 : Identifier et lister les charges du projet
3. Principe 3 : les charges sont définies par 4 valeurs : le prévisionnel, le réalisé, le reste-à-faire et le révisé
4. Principe 4 : mise à jour des valeurs des charges
5. Principe 5 : vérifier l’état d’avancement du projet
6. Principe 6 : mémoriser un état d’avancement
7. Principe 7 : analyser les écarts et prendre les décisions qui s’imposent

 

L’application de gestion de projet en ligne se base un ensemble de principes qu’il convient de respecter afin d’utiliser au mieux l’application.

 

Principe 1 : L’engagement initial est définit par le budget.

Un budget est composé d’un ensemble de lignes budgettaires qui peuvent être de 3 types :

1. Le type “horaire” : la ligne budgettaire définit une charge de travail en unités de travail (jour, heure, …) et le prix de chaque unités de travail (le fameux TJM des SSII par exemple),
2. Le type “fourniture” : les lignes de ce type correspondent à des postes budgettaires liés à des fournitures (machines, câblage, pôt de peintures, ….),
3. Le type “Autre” utilisé pour tous les autres cas.

L’engagement en termes de dates est saisi directement dans les informations du projet. Nous verrons ensuite qu’il est important de le renseigner.

 

Pour informations, le budget peut être directement initialisé à partir d’un ou plusieurs devis à l’état “Accepté”. En effet, on retrouve souvent dans le budget l’ensemble des éléments d’un devis.

Sauf avenant, le budget est normalement stable.

 

Principe 2 : Identifier et lister toutes les dépenses pour accomplir le projet  : “saisie des charges”

De même que pour le budget, les trois types de dépenses “horaire”, “fourniture” et “autre” sont possibles. Cela va permettre de comparer les charges au budget par type.

Une charge de type “horaire” correspond à une tâche (au sens gestion de projet classique) à accomplir. Son coût est calculé comme le produit du nombre d’unité de travail par le coût d’une unité de travail.

Liste des charges identifiées d’un projet

 

Principe 3 : les charges sont définies par 4 valeurs : le prévisionnel, le réalisé, le reste-à-faire et le révisé

• Le prévisionnel : donne la valeur initiale prévue pour la charge. Pour une charge de type horaire, cette valeur correspond à la charge de travail prévue pour effectuer la tâche,
• Le réalisé :  indique a un instant t combien d’unité ont déjà été réalisées dans le passé (et ne sont donc plus à faire),
• Le reste-à-faire : à l’inverse du réalisé, cette valeur correspond à ce qu’il reste à accomplir pour terminer la tâche (cas d’une charge “Horaire”) ou la dépense (“Fourniture” ou “Autre”). Lorsque le “reste-à-faire” est à 0, la charge est marquée comme étant terminée,
• Le révisé : il est calculé comme étant la somme du réalisé et du reste-à-faire. Il représente donc le total qu’il aura été nécessaire de dépenser pour la charge, lorsque la tâche sera terminée.

Le prévisionnel peut correspondre à la valeur budgettée mais pas toujours. La valeur budgettée est la valeur ‘vendue’ alors que le prévisionnel est la valeur ‘prévue’. La différence entre les deux donne la marge. Si vous travaillez sans marge, ses deux valeurs peuvent être identiques.

Quand doit-on mettre à jour le prévisionnel ? Le prévisionnel sert à calculer les écarts entre ce qui était prévu à un instant donné et la réalité. Nous conseillons donc de ne pas modifier le prévisionnel sous peine de perdre la vision de ce qui était prévu. Il est souvent préférable de créer une nouvelle charge. Cependant, on peut modifier le prévisionnel lorsque cet écart n’a plus de sens : signature d’un avenant venant augmenter le périmètre d’un tâche par exemple : dans ce cas là, ce qui nous intéresse, c’est l’écart par rapport à l’estimation initiale + l’avenant.

 

Principe 4 : évolution des valeurs des charges

Les valeurs des charges devraient être mise à jour régulièrement en suivant les règles suivantes :

1. La mise à jour se fait régulièrement. En fonction de la taille de votre projet vous pouvez opter pour une période plus ou moins longue mais il est important que cette mise à jour soit régulière. Plus le projet est critique et plus la période sera courte pour prévenir au plus tôt les écarts. Pour un projet de quelques mois, une période hebdomadaire est adaptée,
2. à chaque période, le chef de projet ou le responsable d’une tâche, met à jour, pour chaque charge du projet, le travail réalisé par rapport à la mesure précédente et le reste à faire estimé. Le reste-à-faire est bien estimé par rapport aux difficultés en cours et représente la vision du chef de projet au moment de la saisie. Ce n’est surtout pas la soustraction entre ce qui a été fait et l’estimation précédente (dans le cas contraire, vous masquez les écarts d’estimation et votre projet n’est pas pilotable). Pour mettre à jour le réalisé et le reste-à-faire l’application “Projet” propose une fonction nommé “Saisie d’un réalisé” qui permet simplement d’entrer le travail effectué dans la période et l’estimation du reste à faire.

Saisie d’un réalisé et d’un reste-à-faire pour une charge de type “horaire”

 

Principe 5 : vérifier l’état d’avancement du projet

Une fois l’ensemble des mises à jour effectuées (cf. principe 4), le chef de projet vérifie la cohérence des indicateurs bruts du projet (rappelé dans chaque page, dans le paragraphe synthèse). Ces indicateurs bruts sont une photo à la date de mise à jour du projet. Ils sont composés des valeurs suivantes :

• Budgetté : total des lignes de budget,
• Prévisionnel, Réalisé, Reste-à-faire, Révisé : total, pour toutes les charges du prévisionnel, réalisé, reste-à-faire et révisé,
• Dépassement : écart entre le révisé et le prévisionnel. Un dépassement positif indique que le révisé (le total qui va être dépensé) est supérieur au prévisionnel (ce qui avait prévu d’être dépensé). Cette valeur est disponible en valeur absolue et en pourcentage par rapport au prévisionnel,
• Marge : écart entre le budgetté et le révisé. Une marge positive indique que le révisé (ce qui va être dépensé) est inférieur au budgetté (qui a été vendu). De même que pour le dépassement, cette valeur est disponible en valeur absolue et en pourcentage par rapport au budgetté.

Chacune de ces valeurs est disponible en charge de travail (pour les charges de type “horaire”) et en montant financier.

 La synthèse du projet à vérifier avant mémorisation d’un état d’avancement

 

Principe 6 : mémoriser un état d’avancement

Lorsque la synthèse est correcte et correspond à la réalité du projet (j’insiste, il faut que cela corresponde à une réalité…), il convient de mémoriser cet état d’avancement ainsi que la date de mise à jour. Pour cela, il suffit d’aller dans la page “Indicateurs” et d’appuyer sur le bouton Envoyer dans le formulaire de création d’un point d’avancement après avoir mis à jour la date de l’avancement.

 Création d’un point d’avancement du projet 

Une fois créé, les courbes d’avancement se mettent à jour automatiquement et sont prête à être analysées. Cf. analyser les courbes d’avancement pour détecter les écarts et prendre les décisions qui s’imposent.

 

Principe 7 : analyser les écarts et prendre les décisions qui s’imposent

L’analyse des écarts permet d’avoir un avis objectif de l’état du projet. Le pilote du projet doit alors faire preuve de créativité pour traiter les écarts. Citons juste pour l’exemple ces quelques actions classiques :

1. embauche ou débauche de personnel de l’équipe pour modifier la vitesse de production,
2. recourir à la sous-traitance ou à l’expertise pour faire baisser le reste-à-faire,
3. baisse des coûts par modification du TJM (l’application vous permet alors de faire des simulations),
4. recherche d’un avenant pour combler un dépassement financier ou un trou de charges,
5. anticiper un retard non rattrapable auprès de son client pour en minimiser les impacts (les clients adorent être prévenus la veille …),
6. …

 

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