Facturer en ligne avec notre application rend l’acte de facturation très simple et rapide. Vous initialisez vos factures à partir de devis existants ou à partir des charges d’un projet et ajoutez des lignes (simples ou proportionnelles) à votre facture. Le mécanisme de template vous permet ensuite de personnaliser le pdf qui sera généré : logo, couleur, police de caractères ou pour les plus aguerris l’ensemble du template. Les fonctions transverses de partage et d’envoi de documents, vous permette ensuite d’informer vos clients de la présence d’une nouvelle facture.

Sommaire

1. Créer une facture en ligne,
2. Importer les charges d’un projet,
3. Initialiser la facture à partir d’un devis,
4. Personnaliser le modèle de la facture,
5. Partager sa facture,
6. Emettre la facture,
7. Démonstration en vidéo

Créer des factures en ligne

La rédaction d’une facture suit les mêmes principes que pour la rédaction d’un devis. Merci de consulter cet article pour apprendre à insérer des lignes, à utiliser les abaques et à rattacher sa facture à un projet existant.

Importer les charges d’un projet

Cette fonction, disponible uniquement pour les factures, vous permet d’initialiser en un clic, les éléments de la facture à partir des charges refacturables d’un projet.

Tout au long de la vie d’un projet, vous avez la possibilité  d’ajouter des charges. Ces charges peuvent être refacturables ou non. Lorsque, sur une facture donnée, on choisit l’import des charges d’un projet, celles-ci sont automatiquement transformées en ligne de facturation.

Les charges importées passent alors à l’état “Facturée” au niveau du projet, ce qui empêche toute modification ultérieure – ceci afin d’éviter des incohérences entre le projet et la facture. Pour pouvoir modifier les charges facturées, vous devez les supprimer de la facture (ou supprimer la facture dans sa totalité).

Le bouton d’import peut être utilisé autant de fois que nécessaire. Seules les charges non déjà facturées et marquées comme refacturables sont importées.

La démonstration en vidéo vous montre comment on met en oeuvre l’import des charges d’un projet dans une facture.

Initialisation de la facture à partir d’un devis

Souvent les informations à mettre dans une facture sont reprises intégralement ou avec quelques ajustements d’un précédent devis accepté par votre client.

L’application vous permet, en un clic, d’initialiser une facture à partir d’un devis. Une fois cette initialisation effectuée, vous pouvez adapter les lignes créées automatiquement, en ajouter d’autres, importer les charges d’un projet, …

Le tutoriel vidéo en fin d’article aborde cet aspect.

Personnaliser le modèle de la facture

Cette fonction vous permet de modifier le modèle de facture utilisé (nommé template). La personnalisation peut se faire à 2 niveaux :

1. Soit en modifiant simplement le logo, les couleurs, la police utilisée et le bas de page,
2. Soit en modifiant totalement la structure du modèle. Cette fonction nécessite des compétences en développement (html, Freemarker et Mpdf). Elle sera décrite plus finement dans un prochain tutoriel.

Lorsque l’on adapte un modèle, un exemple de facture avec des données de tests peut être généré en cliquant sur le bouton de prévisualisation. Ceci permet, avant sauvegarde de vérifier et d’adapter le template.

Partager une facture

Le partage d’une facture suit les mêmes principes que tous les partages des documents Clouderial. L’article suivant vous explique comment partager un document et comment configurer le partage.

Emission de la facture

L’émission de la facture se fait simplement depuis la liste des factures en sélectionnant l’action “Envoyer au destinataire”. Une popup d’envoi s’ouvre alors vous permettant d’ajouter un message à cet envoi et de préciser l’adresse mail qui sera utilisée pour l’envoi. Par défaut, cette adresse est pré-renseignée avec l’adresse du client si la facture est liée à un projet qui lui même est lié à un client.

Si le partage avec ce client n’a pas été effectué, un message vous prévient que le client ne pourra accéder à sa facture directement depuis l’application et vous invite à tagguer le document ou à paramétrer le partage.

Démonstration en vidéo

Accès rapide aux chapitres de la vidéo

• 00:30 : créer des factures,
• 04:32 : importer les charges d’un projet dans une facture,
• 09:25 : initialiser une facture à partir d’un devis,
• 13:20 : créer ou modifier un template de facture,
• 14:50 : synthèse et conclusion.

Comment payer la facture

Pour répondre à une question qui m’a été fréquemment posée, cette application ne permet pas au destinataire de payer la facture. Vous restez maître du paiement de la facture, de son encaissement et des éventuelles relances.

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Tags: facture, modèle, partage, vidéo